Uma oficina quebra com a percepção tradicional de que decisões são tomadas apenas em um formato fixo, com um apresentador, um público e uma apresentação de PowerPoint.

Uma oficina é um formato alternativo e participativo que pode servir a múltiplas funções. Uma oficina pode, por exemplo, criar um entendimento comum de um problema, criando uma plataforma compartilhada para lidar com desafios.

Esse formato específico, baseado em stakeholders e usuários, costuma criar um grande senso de participação entre os membros da equipe de projeto, e pode ser usado para trazer novas perspectivas durante o processo de desenvolvimento.

Não há necessariamente uma diferença rigorosa entre uma reunião e uma oficina. Uma reunião tradicional pode, por exemplo, se tornar muito mais relevante ao apresentar uma sessão de brainstorming ou um debate a respeito de questões específicas para os usuários. Nas oficinas que organizamos, costumamos passar muito tempo planejando quais métodos devemos utilizar para obter o máximo de valor.

Passos

Organização da oficina

1. Faça uma reunião preparatória com a equipe de projeto. Alinhe as expectativas e o propósito da oficina com a equipe.
2. Selecione os participantes da oficina e os métodos que você quer usar. Busque um equilíbrio entre questões quantitativas e qualitativas:

• Apresentação de dados e perspectivas de usuários
• Grupo de trabalho e desenvolvimento de ideias. Quais são os desafios? Qual é a criação de valor alcançada?
• Planeje para que haja um equilíbrio entre apresentações curtas, discussões, exercícios e trabalho em grupo.
• Considere a criação de pôsteres que participantes devem preencher durante o trabalho em grupo. Eles também podem ser úteis em discussões e podem ser utilizados como referência depois.
• Escreva um roteiro para o dia da oficina.

Certifique-se de ter uma boa sala disponível (preferencialmente inspiradora). Você pode precisar mover-se ao redor de mesas e cadeiras para o trabalho em grupo.

Como fazer

1. Recepcione os participantes e deixe os objetivos e a agenda do dia claros para eles. Considere começar com um exercício de mobilização do grupo sobre algo que os motiva sobre esse projeto, por exemplo.
2. Considere que os participantes se apresentem e levem crachás ou adesivos com seus nomes.
3. Se os participantes forem divididos em grupos, é recomendável ter um facilitador em cada grupo para garantir que o trabalho esteja consistente com o propósito da oficina.

Prosseguimento

O trabalho depois de uma oficina é tão importante quanto a preparação e a execução. É crucial dar prosseguimento aos insights do dia. Preferencialmente, faça um plano sobre como você continuará o trabalho após a oficina.

Você pode mandar um email para os participantes com uma nota sobre como serão as próximas etapas.